퇴직급여충당금은 부채 항목으로 고정 부채에 속하며, 증가는 대변에, 감소는 차변에 기록한다.

퇴직급여충당금의 설정대상에 대하여 아무런 제한이 없으며, 근속연수가 1년 미만인 임직원이라 하더라도 회사의 퇴직금 지급규정에 의하여 퇴직금을 지급하는 경우에는 설정대상에 포함한다. 여기서 근속연수란 임직원이 입사한 날부터 퇴사한 날까지의 기간을 통산하는 것으로 월수나 일수까지 계산이 가능하다. 그러나 실무상 매 사업연도 퇴직급여충당금을 계산하는 때에는 대상자별로 입사일부터 결산일까지의 근속연수를 계산한다.

퇴직급여충당금 전입액 = 당기말 퇴직금추계액 + 당기말 퇴직금지급액 - 전기말 퇴직금추계액

한편 퇴직금추계액은 결산일 현재 전대상자가 일시에 퇴직할 경우 지급해야 하는 총퇴직금으로서 회사의 퇴직급여지급규정에 의한 퇴직금이 근로기준법에 의한 퇴직금보다 많을 경우에는 그 퇴직급여지급규정에 의한 퇴직금 상당액을 퇴직급여충당금으로 설정하여야 한다.

임직원 퇴직시 퇴직금의 적립재원으로 충당된 퇴직급여충당금은 실제 임직원의 퇴직사유가 발생하여 퇴직금을 지급하는 경우 충당금에서 지급하는 것으로 처리하되 퇴직소득세, 국민연금의 퇴직금전환금 및 회사에 대한 퇴직자의 채무 등을 차감하여 지급한다.